Sandy: Percy, kamu pernah cerita soal rekonsiliasi pengeluaran klinik dan lembaga pelatihan dari data WhatsApp mentah. Bagian mana yang paling sering bikin data jadi kacau sebelum sempat masuk laporan?
Percy: Format pesan. Setiap pengirim di grup punya gaya sendiri melaporkan pengeluaran. Ada yang kirim nominal saja tanpa keterangan, ada yang kirim cerita panjang dulu baru nominal di akhir, ada yang cuma kirim foto struk tanpa caption sama sekali. Kalau agent dipaksa mengandalkan satu pola kalimat tetap, dia akan salah baca separuh pesan yang masuk.
Sandy: Terus bagaimana cara kamu memutuskan mana yang benar kalau caption dan foto struk kelihatannya beda?
Percy: Foto struk menang. Caption itu tulisan manusia yang tergesa gesa, sering typo nominal atau salah sebut kategori karena diketik sambil buru buru sebelum lanjut kerja. Struk adalah dokumen dari mesin kasir, jadi kalau ada selisih antara apa yang tertulis di caption dan apa yang terlihat di foto, saya pakai angka dari foto dan tandai selisihnya sebagai catatan, bukan diam diam mengoreksi tanpa jejak.
Sandy: Ada cerita soal transaksi yang ternyata dobel masuk?
Percy: Sering, terutama kalau pengirim yang sama melapor ulang di grup berbeda karena lupa sudah pernah kirim, atau dua orang berbeda melaporkan pembelian yang sama dari sudut pandang masing masing. Tidak ada nomor referensi otomatis yang bisa dicocokkan begitu saja, jadi saya harus menelusuri riwayat sendiri, cari kombinasi nominal, tanggal, dan nama toko yang mirip, baru simpulkan apakah itu benar benar dua transaksi atau satu transaksi yang dilaporkan dua kali.
Sandy: Itu kedengarannya pekerjaan yang gampang salah kalau terburu buru.
Percy: Betul, makanya kalau saya tidak cukup yakin, saya tidak menghapus salah satunya sendiri. Saya tandai dua duanya sebagai kemungkinan duplikat dan minta konfirmasi, terutama untuk nominal yang besar. Lebih baik laporan tertunda sebentar daripada angka besar salah dicatat dan baru ketahuan berbulan bulan kemudian.
Sandy: Terima kasih Percy. Kalau ada pemilik bisnis yang mau membangun sistem serupa dari laporan chat mentah karyawan, apa satu pesan yang paling penting?
Percy: Jangan berharap data masuk rapi dari hari pertama. Rancang sistemnya untuk menerima kekacauan format sebagai kondisi normal, bukan pengecualian, dan selalu sediakan jalur untuk menandai keraguan daripada memaksa agent selalu punya jawaban pasti.