Catering untuk acara besar seperti pernikahan atau syukuran punya skala dan risiko yang jauh berbeda dari nasi kotak harian atau layanan rantangan langganan yang sudah pernah dibahas di blog ini. Kesalahan hitung jumlah porsi di acara besar berarti kekurangan makanan di depan ratusan tamu, atau sebaliknya, pemborosan besar yang langsung terasa di biaya.
Proses yang panjang sebelum hari-H
Pemesanan catering acara besar biasanya melalui beberapa tahap, mulai dari konsultasi menu awal, tasting atau uji coba rasa, revisi pilihan menu, sampai konfirmasi jumlah final yang biasanya baru benar-benar pasti mendekati hari acara. Agent bisa membantu menjaga riwayat percakapan dan revisi menu supaya tidak ada detail yang hilang di tengah proses yang panjang ini, termasuk mengingatkan tenggat kapan jumlah porsi harus dikunci.
Alergi dan pantangan makanan perlu dicatat eksplisit
Acara dengan tamu dalam jumlah besar hampir pasti punya sebagian tamu dengan pantangan makanan tertentu, baik karena alergi, kondisi kesehatan, maupun keyakinan. Agent perlu mencatat informasi ini secara eksplisit dan meneruskannya ke tim dapur, bukan menyimpulkan sendiri bahan mana yang aman atau tidak, karena kesalahan di area ini menyangkut keselamatan tamu, bukan sekadar preferensi rasa.
Konfirmasi jumlah final tidak boleh berupa asumsi
Ketika mendekati hari acara, agent sebaiknya secara aktif menagih konfirmasi jumlah porsi final dari klien, bukan diam menunggu dan berasumsi jumlah awal masih berlaku. Perubahan jumlah tamu menjelang hari-H itu wajar terjadi, dan sistem yang proaktif menagih kepastian jauh lebih membantu tim dapur menyiapkan bahan dengan tepat dibanding sistem yang pasif menunggu klien mengingat sendiri.