Banyak percakapan bisnis lewat WhatsApp atau kanal chat lain tidak berhenti di teks saja. Pelanggan mengirim foto struk, dokumen kontrak, invoice, atau bukti transfer, dan AI agent yang hanya bisa membaca teks akan kehilangan banyak konteks penting kalau tidak dirancang untuk menangani lampiran semacam ini.
Menerima file berbeda dari memahami isinya
Langkah pertama yang sering diremehkan adalah memastikan agent bisa menerima dan menyimpan file dengan benar, termasuk mengenali jenis file yang dikirim dan menolak dengan sopan format yang tidak didukung. Setelah file diterima, langkah berikutnya adalah mengekstrak informasi dari dalamnya, misalnya nominal dan tanggal dari foto struk, atau pihak yang tercantum dalam dokumen kontrak. Dua langkah ini perlu dipisah jelas, karena kegagalan di salah satu tahap butuh penanganan berbeda.
Validasi tetap perlu, bukan percaya begitu saja
Hasil ekstraksi dari foto atau dokumen tidak selalu akurat seratus persen, apalagi kalau kualitas foto buram atau dokumen discan miring. Agent yang baik akan menampilkan kembali hasil bacaannya ke pelanggan untuk dikonfirmasi, bukan langsung memproses angka yang terbaca sebagai kebenaran mutlak. Pola ini konsisten dengan prinsip yang dipakai tim internal Kantor AI sendiri, misalnya cara agent keuangan menandai data yang ambigu untuk ditanyakan ulang alih-alih menebak.
Dokumen sensitif butuh perlakuan khusus
Kontrak dan dokumen legal biasanya berisi informasi yang tidak boleh diproses sembarangan, sehingga penyimpanan dan siapa saja yang bisa mengakses hasil ekstraksinya perlu dibatasi ketat. Agent sebaiknya tidak menyimpulkan isi klausul hukum atau memberi opini soal isi kontrak, cukup membantu mengorganisir dan meneruskan ke pihak yang berwenang menilai isinya.